ESRS 1 Algemene vereisten – eenvoudig uitgelegd

Waar ESRS 1 over gaat

ESRS 1 bevat geen eigen genummerde rapportage-eisen en is toch een centrale standaard. Enkele vermeldingen vraagt de standaard wel, bijvoorbeeld over gebruikte verlichtingen of weggelaten informatie; die worden onder BP-1 in ESRS 2 gerapporteerd. De standaard beschrijft de aanpak: welke onderwerpen zijn materieel? Aan welke kenmerken moet de informatie voldoen? Wanneer mag informatie worden weggelaten? Hoe ver reikt de rapportagegrens? Hoe is het duurzaamheidsverslag opgebouwd? ESRS 1 geldt altijd samen met ESRS 2 en de themastandaarden. Daarom gelden ESRS 1 en ESRS 2 als “cross-cutting” standaarden.

Dubbele materialiteit: twee perspectieven

De dubbele materialiteit bekijkt elk onderwerp vanuit twee perspectieven: effecten (impactmaterialiteit) en financiële materialiteit (risico’s en kansen). Een onderwerp is materieel als het vanuit minstens één perspectief materieel is. Voor dit onderwerp is dan de informatie openbaar te maken die de materiële effecten, risico’s en kansen (IRO’s) toelicht.

• Effectenperspectief: werkelijke en potentiële, positieve en negatieve effecten op mens en milieu, in de eigen activiteiten en in de upstream- en downstream-waardeketen. De materialiteit van negatieve effecten hangt af van de ernst (omvang, reikwijdte, onherstelbaarheid) en bij potentiële effecten ook van de waarschijnlijkheid; bij mensenrechten gaat de ernst voor. Werkelijke effecten worden beoordeeld zoals ze zich in het verslagjaar hebben voorgedaan; bij potentiële effecten tellen alleen uitgevoerde beleidslijnen en maatregelen die ernst of waarschijnlijkheid aantoonbaar verlagen, geplande niet. Belangrijk: een effect kan ook financieel materieel zijn, vanaf het begin of later, bijvoorbeeld als het bedrijf afhankelijk is van de betrokken hulpbronnen
• Financieel perspectief: de logica is bekend uit het dagelijkse risicobeheer. Nieuw is de focus op duurzaamheidsaspecten, ook uit de waardeketen en ook zonder eigen effect, bijvoorbeeld fysieke klimaatrisico’s. Beoordeeld worden de waarschijnlijkheid en de mogelijke omvang van de financiële effecten
• Geen verrekening: positieve effecten worden apart beoordeeld, zonder verrekening met negatieve. Naleving van wetgeving is geen positief effect, evenmin als maatregelen tegen eigen negatieve effecten
• Materialiteit op vier niveaus: de materialiteit loopt door de hele analyse:
  1. IRO’s: de afzonderlijke effecten, risico’s en kansen worden beoordeeld. Ze kunnen zeer gedetailleerd zijn of worden samengevat
  2. Onderwerpen en subonderwerpen: is een IRO materieel, dan is het bijbehorende onderwerp of subonderwerp materieel
  3. Themastandaarden: een themastandaard is toe te passen als minstens één onderwerp of subonderwerp daaruit materieel is. Hele standaarden uitsluiten is dus goed mogelijk
  4. Informatie: de laatste filter vóór de openbaar te maken gegevens is de materialiteit van de informatie: alleen wat de beslissingen van de gebruikers kan beïnvloeden, wordt openbaar gemaakt

De materialiteitsanalyse slank houden

Een sluitende beoordeling van alle denkbare effecten vereisten de ESRS ook in de oude versie niet, maar ze werd vaak zo opgevat. De herziene ESRS maken dat duidelijk: de inspanning mag zich richten op gebieden waar materiële IRO’s waarschijnlijk zijn, en de standaarden noemen daarvoor uitdrukkelijk twee benaderingen.

• Top-down: uit strategie, bedrijfsmodel, sector, vestigingen en waardeketen wordt geconcludeerd of een onderwerp materieel is of niet, zonder elk effect afzonderlijk te toetsen. Is de uitkomst niet duidelijk, dan volgt een gedetailleerdere beoordeling
• Bottom-up: beoordeling van de afzonderlijke effecten, risico’s en kansen. Beide benaderingen zijn te combineren: top-down voor sommige onderwerpen, bottom-up voor andere
• Kwalitatief en met beschikbare gegevens: een kwalitatieve beoordeling kan volstaan. Gebruikt wordt informatie die zonder onevenredige inspanning beschikbaar is; een uitputtende zoektocht is niet nodig. Voor de waardeketen volstaan ook sector- of regionale gegevens, zonder leveranciers rechtstreeks te bevragen
• Niet elk jaar opnieuw: op elke verslagdatum is alleen te toetsen of belangrijke wijzigingen de eerdere resultaten raken. Zo ja, dan wordt de analyse bijgewerkt

Rapportagegrens en waardeketen

Het duurzaamheidsverslag heeft betrekking op dezelfde entiteit als de jaarrekening. Daarnaast omvat het de upstream- en downstream-waardeketen, voor zover daar materiële effecten, risico’s of kansen liggen. De maatstaven van de themastandaarden betreffen echter alleen de eigen activiteiten; uitzondering is de broeikasgasbalans met scope 3. Maatstaven voor de waardeketen zijn alleen nodig als een materieel effect anders niet te begrijpen is. Bijzondere regels gaan voor op de grens van de jaarrekening, ook in de broeikasgasbalans: de lessee rapporteert het gebruik van geleasde activa in de eigen activiteiten, de lessor in de downstream-waardeketen, en het aandeel in gezamenlijke activiteiten telt als eigen activiteit. In een groep wordt uitgesplitst als de IRO’s van afzonderlijke dochterondernemingen aanzienlijk verschillen.

• Alleen het materiële: informatie over elke actor in de waardeketen is niet nodig, alleen de materiële
• Schatten is toegestaan: toegestaan zijn gegevens rechtstreeks van zakelijke partners of schattingen, bijvoorbeeld sectorgemiddelden, steekproeven, op uitgaven gebaseerde gegevens of andere benaderingen
• Zakelijke partners bevragen, maar niet overbelasten: van bedrijven met ten hoogste 1.000 werknemers mag voor het duurzaamheidsverslag niet meer worden verlangd dan de VS-standaard als bovengrens vastlegt (bijlage II van Verordening (EU) 2026/1560; voor bedrijven tot 10 werknemers nog minder). Vragen blijft toegestaan. Gaat een verzoek boven de bovengrens uit, dan moet de partner te horen krijgen welke gegevens daarboven uitgaan en dat hij die mag weigeren. Daarboven hoeft hij niets te leveren. De verantwoordelijkheid is niet op de partner af te schuiven: ontbrekende informatie moet worden geschat of anders worden verkregen
• Hiaten in de eerste 3 jaar: ontbreken gegevens uit de waardeketen, dan zijn de inspanningen, de redenen en de plannen toe te lichten

Verslagperiode, tijdshorizonten en vergelijkende cijfers

De verslagperiode komt overeen met die van de jaarrekening, ook voor de berekening van de maatstaven. De tijdshorizonten liggen vast: korte termijn is de periode van de jaarrekening, middellange termijn loopt tot 5 jaar daarna, lange termijn is meer dan 5 jaar.

• Lange termijn verder uitsplitsen: worden effecten of acties verwacht over meer dan 5 jaar, dan wordt de lange termijn verder uitgesplitst
• Eigen horizonten: voor middellange en lange termijn zijn eigen definities toegestaan als de voorgeschreven tot niet-relevante informatie leiden, bijvoorbeeld omdat risicobeheer, acties of doelen met andere horizonten werken of de sector andere planningscycli heeft. Dit is openbaar te maken
• Vergelijkende cijfers: voor alle kwantitatieve maatstaven en bedragen is de waarde van het voorgaande jaar op te geven, bij doelen bovendien de waarde in het basisjaar
• Uitzonderingen bij de start: geen waarde van het voorgaande jaar in het eerste verslagjaar voor bedrijven die vanaf 2027 voor het eerst rapporteren. Bedrijven die al rapporteren, zijn in het eerste jaar onder de nieuwe set alleen vrijgesteld voor maatstaven die niet overeenkomen met die van de oude ESRS, dus gewijzigde of nieuwe. En altijd wanneer een onderwerp voor het eerst wordt gerapporteerd

Verlichtingen en weglatingen

De ESRS bevatten verschillende verlichtingen die de inspanning verminderen. Elke gebruikte verlichting is echter openbaar te maken.

• Niet-materiële activiteiten: activiteiten die een IRO niet materieel aandrijven, mogen van de berekening van de bijbehorende maatstaf worden uitgesloten als de informatiewaarde er niet onder lijdt
• Gedeeltelijke rapportagereikwijdte: zijn betrouwbare gegevens zonder onevenredige inspanning alleen beschikbaar voor een duidelijk afgebakend deel van de eigen activiteiten of de waardeketen, dan wordt de maatstaf voor dat deel gerapporteerd, samen met een toelichting hoe de dekking wordt vergroot en wat ten opzichte van het voorgaande jaar is verbeterd. Voor de broeikasgasboekhouding is dit niet toegestaan
• Joint operations zonder operationele zeggenschap: ze mogen worden uitgesloten van de maatstaven over verontreiniging, water, biodiversiteit en circulaire economie, met vermelding van de acties voor een betere dekking. Voor de broeikasgasboekhouding geldt dit niet
• Overnames en verkopen: het meenemen van een in het jaar overgenomen dochteronderneming mag worden uitgesteld tot het volgende jaar. Een dochteronderneming die in het jaar de groep verlaat, mag al vanaf het begin van het verslagjaar worden weggelaten. Materiële gebeurtenissen sinds de overname of tot de verkoop zijn desondanks te vermelden
• Weglating van informatie is mogelijk in 4 gevallen: ernstige schade aan de commerciële positie in uitzonderlijke gevallen (alleen als ook een samengevatte vermelding niet kan en het totaalbeeld niet wordt vertekend), bedrijfsgeheimen zoals knowhow of innovatieresultaten, geclassificeerde informatie en wettelijk beschermde informatie, bijvoorbeeld ter bescherming van personen. Per datapunt is de weglating te vermelden en elk jaar opnieuw te toetsen of ze nog geldt

Overgangsregels

De overgangsregels hangen af van sinds wanneer een bedrijf rapporteert. Tot de eerste golf horen bedrijven die al moeten rapporteren voor de boekjaren 2024 tot en met 2026. Alle andere rapporteren voor het eerst vanaf 2027.

• Eerste golf: de verlichtingen voor hele themastandaarden gelden alleen tot en met 2026, dus alleen als voor 2026 al de nieuwe set wordt toegepast. Ook de oude set (zoals gewijzigd bij Verordening (EU) 2025/1416) laat de eerste golf voor 2026 E4, S2, S3 en S4 weglaten, en tot 750 werknemers ook S1 en scope 3. Boven beide drempels (meer dan 450 miljoen euro omzet en meer dan 1.000 werknemers) mogen E4, S2, S3 en S4 wegvallen. Wordt ten minste een van beide drempels niet overschreden, dan mogen zelfs alle themastandaarden wegvallen; ESRS 2 en de vermelding of de onderwerpen materieel zijn, blijven. Vanaf 2027 is volledig te rapporteren, behalve voor de volgende termijnen
• Overige ondernemingen: E4, S2, S3 en S4 mogen in de eerste 2 verslagjaren wegvallen
• Verwachte financiële effecten: de eerste golf rapporteert ze vanaf 2028, kwantitatief vanaf 2030. Overige ondernemingen zijn de eerste 2 jaar vrijgesteld, voor kwantitatieve vermeldingen de eerste 4 jaar. Zonder uitstel gelden enkele klimaatvermeldingen over activa met materiële fysieke en transitierisico’s
• Zorgwekkende stoffen en eigen personeel: kwantitatieve vermeldingen over zorgwekkende stoffen: eerste golf vanaf 2030, overige na de eerste 3 jaar. Zeer zorgwekkende stoffen, als de onderneming artikelen met zulke stoffen gebruikt: eerste golf vanaf 2028, overige na het eerste jaar; producenten en importeurs van artikelen krijgen geen uitstel. Enkele vermeldingen over het eigen personeel: eerste golf vanaf 2027, overige na het eerste jaar
• Materialiteit toch vermelden: wie hele themastandaarden uitstelt, moet toch vermelden of de onderwerpen materieel zijn en ze, als ze dat zijn, kort beschrijven

Opbouw van het duurzaamheidsverslag

Alle ESRS-informatie staat in een eigen, duidelijk herkenbaar onderdeel van het bestuursverslag, leesbaar voor mens en machine. Het verslag heeft 4 delen in deze volgorde:

1. Algemene informatie
2. Milieu-informatie
3. Sociale informatie
4. Informatie over governance

• Andere opbouw: toegestaan met motivering. Taxonomie-informatie hoort in het verslag, maar mag in een aparte bijlage. Een samenvatting vooraf is optioneel
• Aanvullende informatie: informatie volgens andere wetten of kaders zoals GRI mag ook zonder materialiteit worden opgenomen, als ze duidelijk als zodanig is gemarkeerd
• Verwijzingen in plaats van herhaling: dezelfde informatie staat één keer, waar ze het meest relevant is; elders wordt ernaar verwezen. Informatie uit bepaalde andere rapporten mag via verwijzing worden opgenomen. De lijst is gesloten: overige delen van het bestuursverslag, jaarrekening, corporate-governanceverklaring, remuneratieverslag, universeel registratiedocument, pijler 3-informatie en EMAS-milieuverklaring. De informatie moet een afzonderlijk, duidelijk aangeduid element zijn, vóór of tegelijk met het bestuursverslag zijn gepubliceerd, in dezelfde taal zijn opgesteld, ten minste dezelfde mate van zekerheid hebben en aan dezelfde digitale eisen voldoen. Bij EMAS moet ze bovendien op dezelfde grondslag zijn opgesteld, bijvoorbeeld voor de consolidatiekring
• Verband met de jaarrekening: voor bedragen die ook in de jaarrekening staan, wordt daarnaar verwezen. Gegevens en aannames stemmen waar mogelijk overeen met de jaarrekening; materiële afwijkingen zijn toe te lichten

Waar de gegevens in het bedrijf zitten

ESRS 1 beschrijft vooral de aanpak. De informatie daarvoor zit meestal al in het bedrijf, verdeeld over bekende afdelingen:

• Controlling en boekhouding kennen de rapportagegrens en de verslagperiode en leveren de bedragen waarnaar het verslag verwijst
• Risicobeheer en interne beheersing brengen risico’s en kansen, scenario’s en aannames in
• Inkoop kent de leveranciers, de toeleveringsketens en de inkoopcategorieën, een goede eerste basis voor de upstream-waardeketen
• HR en werknemersvertegenwoordiging kennen de interne stakeholders. De werknemersvertegenwoordiging moet hoe dan ook worden geïnformeerd
• Juridisch en compliance kennen het samenspel met andere verplichtingen en regelen mogelijke weglatingen en verwijzingen naar andere rapporten

Typische fouten

Deze punten komen in de praktijk het vaakst voor:

• Alles als materieel beoordelen om niets te missen. Dat blaast het verslag op en dreigt materiële informatie te laten ondersneeuwen. Niet-materiële informatie hoort niet als verplichte vermelding in het verslag, hooguit duidelijk gemarkeerd als aanvullende informatie
• Beginnen met gegevens verzamelen voordat de materialiteitsanalyse er is. Pas de analyse toont welke gegevens eigenlijk nodig zijn
• De materialiteitsanalyse met holle frasen beschrijven in plaats van de eigen oordelen navolgbaar te maken
• Positieve effecten verkeerd beoordelen: ze verrekenen met negatieve, of eigen maatregelen tegen negatieve effecten of de naleving van wetgeving als positief effect aanmerken
• Materiële IRO’s zonder gevolgen: IRO’s aan geen enkel ESRS-onderwerp koppelen, of bij een materieel onderwerp geen beleid, acties en doelen vermelden, ook niet dat die er niet zijn, of de vereiste maatstaven weglaten
• De materialiteitsanalyse eenmaal opstellen en nooit meer toetsen of er iets is veranderd
• Een andere rapportagegrens gebruiken dan in de jaarrekening. Afwijkingen zijn alleen toegestaan in de voorziene uitzonderingen
• De waardeketen in zijn geheel buiten beschouwing laten in plaats van te schatten of hiaten, redenen en plannen toe te lichten
• Verlichtingen of afwijkende tijdshorizonten gebruiken zonder dit openbaar te maken
• Dezelfde informatie meermaals herhalen in plaats van ze één keer weer te geven en ernaar te verwijzen